COMO SE PERSUADIR PARA SER MAIS PRODUTIVO?


 

Uma das coisas que se tornou ostentação nos dias atuais é a quantidade de horas trabalhadas.

É até normal você ver as pessoas falando: “Eu sou empreendedor e trabalho 12, 14, 16 horas diárias. EU NÃO PARO”.

Mas é aí que eu te pergunto: Será que você está produzindo nessas 14 horas em que você está trabalhando?

Eu ouso dizer que a resposta para essa pergunta seja negativa.

Grande parte das pessoas acredita que horas trabalhadas e horas de produção são a mesma coisa quando na verdade são coisas bem diferentes.

Aquele velho ditado: “Deus ajuda quem cedo madruga” já era.

Você não deve mais medir o seu progresso pelo tempo que você passa “trabalhando”, mas sim, pelo tempo que você conseguiu produzir nessas horas que foram trabalhadas.

O fato é que se você leva 3 horas para cumprir uma tarefa que você conseguiria cumprir em 1 hora, você está sendo improdutivo.

Antes de me tornar uma pessoa bastante produtiva, eu estava no grupo dos que se gabavam de trabalhar, trabalhar e trabalhar, mas quando ia analisar minha produção no final do dia, tudo poderia ter sido feito em 2, ou no máximo, 3 horas de trabalho.

 

Existem centenas de formas de você ser uma pessoal mais produtiva.

O que eu vou te apresentar aqui funciona para mim, mas eu já te adianto que pode não funcionar para você.

“Então quer dizer que você vai me ensinar uma coisa que pode ser que não seja eficaz para mim?” – SIM! É exatamente isso.

Antes que você se pergunte porquê, eu vou me adiantar: Não existe receita de bolo. Nem tudo que funciona para mim pode ou vai funcionar para você.

Porém,  acredito que pelo simples fato de estar funcionando muito bem para mim até hoje, pode ser que seja uma solução para você também, beleza?

Então, continua comigo por mais um tempo. Apesar de o artigo ser um pouco longo, vai compensar o tempo investido.

A maneira que encontrei para tornar meu dia o mais produtivo possível é a seguinte:

Estabelecer 3 macrometas diárias e dividir as ações para cumprí-las em 4 quadrantes que estabelecem as prioridades de como cada coisa deve ser feita.

Então, meu dia começa na noite anterior, quando eu defino quais são as três metas a serem cumpridas no dia seguinte e nessa etapa eu já defino as prioridades:

  • Fazer um tipo de treinamento físico e preparar minha mente para um alimentação saudável naquele dia (Não vou entrar em detalhes sobre alimentação porque esse não é o foco do artigo). Normalmente essa meta é para manter minha saúde sempre boa, para que eu esteja sempre disposto.
  • Fazer três reuniões sobre duas das empresas que estão em atividade. Normalmente essa segunda meta são para os meus afazeres profissionais.
  • Resolução de situações pessoais. Parte mais voltada para a minha vida pessoal.

Essas são as três macrometas daquele dia, mas o fato de só ter três não significa que eu só tenha três coisas para fazer, concorda?

Pois é, é nesse momento que entram os 4 quadrantes que fazem o meu dia extremamente produtivo.

Você pode utilizar esse modelo no curto prazo, estabelecendo metas diárias.

Pode utilizar no médio prazo, aplicando semanalmente ou mensalmente.

Você também pode aplicar a longo prazo, aplicando em escalas semestrais ou anuais.

Algumas pessoas para as quais eu apresentei essa estratégia, compraram agendas e dividiram a pagina em quatro quadrantes e escreveram.

Com o tempo e muitas folhas de papel, acabei mandando encadernar e montei a minha própria agenda.

Eu, particularmente, defino diariamente que só posso dormir quando conseguir cumprir tudo que está dentro desses 4 quadrantes aí.

Aí você se pergunta: Como eu vou saber definir o que colocar em cada um dos quadrantes?

Vamos lá:

1°- Coisas que são Importantes e também são Urgentes.

 

 

No primeiro, o quadrante que eu considero o mais importante, eu coloco as tarefas que exigem um grau de dificuldade e complexidade maior.

Essas tarefas precisam ser feitas imediatamente e  não podem ser deixadas para depois.

Se está no primeiro quadrante terá total prioridade.

Como sempre teria mais de uma tarefa nesse quadrante, eu também tenho que estabelecer um grau de prioridade dentro do próprio quadrante.

2°- Coisas Urgentes e Não Importantes

As coisas que estão no quadrado número dois são consideradas urgentes, mas não são tão importantes.

Normalmente as tarefas que integram esse quadro, eu costumo delegar. Não importa quem vai fazer essa tarefa para você desde que seja uma pessoa na qual você confie e que irá cumprir o que você pediu com toda certeza.

Como essas tarefas não possuem um grau de importância tão grande, outra pessoa pode fazer isso para você.

Mas o que poderia ser uma coisa urgente, mas não tão importante?

Eu costumo avaliar que o fato de ser urgente é que define que aquilo deve ser feito no mesmo dia. Por exemplo: Pagar uma conta para o vencimento naquele mesmo dia. Isso torna aquele evento urgente.

Caso o pagamento não seja efetuado naquele dia e os “danos” sejam mínimos, isso torna essa ação não tão importante assim e por esse motivo integra esse quadrante.

No entanto, se os prejuízos fossem grandes, talvez você devesse encaixá-la no primeiro quadrante.

 

3°- Coisas Importantes e Não Urgentes

 

O terceiro quadrante integra as coisas que são importantes, mas que não têm um grau de urgência tão grande.

Em outras palavras, são coisas que têm de ser feitas, mas que podem ficar para o fim do dia. Se você já resolveu tudo que estava no primeiro quadrante e conseguiu delegar várias coisas para outras pessoas no segundo quadrante, está na hora de você se dedicar ao terceiro.

Aqui você vai poder trabalhar com mais calma, pois não exige um grau de urgência elevado e com certeza serão tarefas mais fáceis de serem executadas.

O fato é que as tarefas mais complicadas sempre estarão situadas no primeiro quadrante.

 

4° Coisas Não importantes e Não Urgentes

E por fim, o quarto quadrante. Nele, normalmente são colocadas as tarefas que não têm nem muita importância e nenhum senso de urgência.

Na escala de prioridades elas sempre serão as últimas tarefas a serem realizadas.

Na verdade, esse quadrante, na minha concepção, é o inútil. Mas eu ainda acho necessário mantê-lo.

Lei De Parkinson

Outra coisa que eu utilizo, juntamente com esses quatro quadrantes que eu apresentei, é a Lei De Parkinson.

Se você quiser realizar uma tarefa rapidamente, entregue-a para uma pessoa ocupada“.

Essa frase poderia resumir por completo a lei de Parkinson, que em muito lugares diz que quanto mais tempo você tem para realizar uma tarefa, mais tempo você vai levar para realizá-la, mas quando você se encontra em uma situação em que seu tempo é extremamente curto, a urgência em executar a tarefa surge.

Você esquece de todo o resto e foca exatamente no que precisa ser feito naquele intervalo de tempo para realizar essa tarefa.

Costumo aplicar a lei de Parkinson dentro do terceiro quadrante – coisas importantes/não urgentes.

Por que? Porque eu recomendo que você aplique Parkinson para coisas que são mais secundárias no seu dia e que não precisam de uma execução perfeita para que funcionem, só precisam simplesmente serem feitas.

Se você quiser saber mais sobre a Lei de Parkinson, existe um livro sobre ela.

Como eu falo no vídeo que gravei para mostrar às pessoas como elas podem se persuadir para serem mais produtivas, existem outras ferramentas que você pode utilizar para se manter mais produtivo e algumas medidas que você pode tomar para aumentar a sua produtividade.

#1 RescueTime ou TimeDoctor  

Esses dois são softwares que você pode instalar no seu computador e que irão te ajudar a mapear quanto tempo você gasta em cada coisa que faz quando está em frente a ele. Se você gasta muito tempo no Facebook, se você gasta muito tempo no YouTube ou fazendo outras coisas que podem minar a sua produtividade diária.

#2 Timer (Pomodoro)

Algumas pessoas costumam trabalhar com um timer, utilizando uma técnica chamada “Técnica de Pomodoro” que consiste em você trabalhar ininterruptamente em uma tarefa por 25 minutos e dar uma pausa de 3 – 5 minutos.

Novamente você volta para os 25 minutos e quando você chegar 4 rodadas de 25 minutos, você faz uma pausa um pouco maior.

Eu, particularmente, não utilizo, mas acho válido mostrar outras opções para que você descobra o que funciona para você.

#3 Exclusão

Essa terceira não é uma técnica, mas sim uma tática. Se você é o tipo de pessoa que perde muito tempo da sua vida no Facebook, passando o feed de notícias e nem percebe que já passou uma hora, sugiro que você utilize um app que você pode instalar no seu Google Chrome que se chama “News Feed Eradicator”. Isso melhorou, e muito, minha produtividade.

Se você utiliza mais o Facebook no celular, exclua o app do Facebook. No início você vai sentir um pouco de falta, mas com o tempo você se acostuma. Se você diz que precisar usar o Messenger, deixe-o no celular, caso contrário, apague também. Eu, particularmente, não possuo nenhum dos dois.

Isso é basicamente o que eu uso para manter o meu dia o mais produtivo possível. É claro que isso não é receita de bolo, mas para mim e para muitas pessoas para as quais eu já apresentei essa maneira de organizar meu dia para conseguir o máximo de produção, a técnica funcionou.

O ideal é você moldar cada uma dessas técnicas às suas necessidades e tarefas diárias.

No vídeo abaixo eu explico como você pode aplicar o que eu ensino nesse artigo:

Será que agora você vai conseguir deixar seu dia ainda mais produtivo?

Até o próximo!

Daniel Velasques.

 

 

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